En un momento en el que el auge del comercio online y el abaratamiento del transporte hace que la competencia entre empresas tenga lugar en un contexto internacional, la comunicación es más que nunca un factor clave para generar una imagen única y reconocible que sea capaz de atraer a nuevos clientes.
Contar con un plan de comunicación efectivo es imprescindible para tener éxito en el mercado global de 20221, donde cada día el público está expuesto a decenas de miles de mensajes comerciales y no es sencillo crear uno que logre captar la atención por encima de los demás.
En este artículo repasaremos brevemente qué es un plan de comunicación y cómo elaborarlo de forma sencilla y rápida.
¿Qué es un plan de comunicación?
En esencia, un plan de comunicación es una agenda en la que se detalla el conjunto de programas y medidas que una empresa debe implementar con el fin último de establecer de qué manera va a relacionarse a nivel comunicativo con su público.
Por su propia naturaleza, el plan de comunicación se integra dentro de la estrategia general de marketing de un negocio, constituyendo la columna vertebral de la misma en tanto que señala las líneas maestras a seguir y define los objetivos básicos a alcanzar.
De acuerdo con el tipo de destinatario, distinguimos dos clases principales de planes de comunicación.
Plan de comunicación externo
Es lo que comúnmente se entiende como plan de comunicación propiamente dicho, su parte más visible. Está dirigido al público que se pretende atraer para conseguir el mayor número posible de clientes. Este procedimiento se lleva a cabo mediante el refuerzo de la identidad de la empresa a través de la mejora continua de su imagen de marca.
Plan de comunicación interno
Está enfocado a mejorar la fluidez de los canales de comunicación entre los distintos departamentos de la empresa, generando sinergias que permitan unos mayores niveles de eficiencia a la hora de cumplir los objetivos propuestos.
Puede decirse, en resumen, que el plan de comunicación interno persigue apoyar el plan de comunicación externo mediante el fortalecimiento de las relacionales laborales, fomentando un espíritu de empresa con el que todos sus trabajadores puedan sentirse identificados y que les impulse a superarse.
Según el medio que se emplee para vehicular cada una de estas estrategias, hablaremos de la existencia de un plan de comunicación online o un plan de comunicación offline.
Plan de comunicación online
Hace referencia a todas las acciones comunicativas de la empresa que requieren del uso de Internet para llevarse a cabo. Incluye desde el uso de páginas web hasta gestión de correo electrónico y redes sociales, blogs, posicionamiento comercial y todo tipo de publicaciones corporativas.
Plan de comunicación offline
Agrupa el conjunto de acciones comunicativas que no necesitan del uso de Internet. Constan de los medios tradicionales de publicidad empresarial, como los anuncios en televisión y radio, cartelería, folletos, campañas telefónicas y demás promociones con elementos físicos.
¿Para qué sirve un plan de comunicación?
Una forma práctica de entender la importancia real de un plan de comunicación es compararlo con un presupuesto empresarial. En este caso, los recursos que deben gestionarse no son meramente económicos, sino que la tarea prioritaria consiste en optimizar habilidades y fortalezas comunicativas para conseguir crear un mensaje único que condense a la perfección tanto la personalidad de un negocio como los valores que desea proyectar al público.
Un buen plan de comunicación es un proyecto global, una misión que involucra a todos los miembros de la empresa en una misma meta y los une en una causa común. Por ello, uno de sus fines más cruciales es disponer una organización diáfana de la que todos puedan sentirse parte, que facilite el tránsito de información y que, al mismo tiempo, evite que se pierdan datos que podrían resultar valiosos.
Un plan de comunicación es, a fin de cuentas, un esquema básico de funcionamiento que permite a los miembros de la empresa entender qué camino seguir para darse a conocer y de qué manera recorrerlo para obtener el máximo beneficio.
¿Qué ventajas aporta un plan de comunicación?
La mera presencia de una empresa en el mercado ya comunica un mensaje al público. Por tanto, es de vital importancia poder controlar dicho mensaje para que llegue a su destino de la forma que más convenga a unos intereses prefijados.
En este sentido, se pueden enumerar una serie de ventajas que un adecuado plan de comunicación reportará a la estrategia de ventas de una empresa.
- En primer lugar, como ya se ha apuntado, el objetivo fundamental de un buen plan de comunicación es consolidar la imagen de marca de la empresa, tanto de cara al público como entre sus propios empleados.
- Posibilita una definición más eficaz del público objetivo, examinando qué tipo de clientes tiene actualmente la empresa y estudiando las opciones reales para llegar al tipo de clientes que se desea.
- Permite adelantarse a los acontecimientos y tomar decisiones basadas en protocolos previamente definidos, lo que permite optimizar tiempo y dinero.
- Aumenta el nicho de mercado, ya que, si se han establecidos canales claros de comunicación, los clientes tendrán mucho más fácil llegar hasta el producto.
- Por este mismo motivo, los nuevos clientes que llegan a la empresa encontrando exactamente lo que buscaban tienden a confiar en ella en el futuro, contribuyendo con ello a la fidelización.
- Ayuda a afinar el mensaje que se quiere transmitir, puliendo sus matices, mejorando su capacidad de persuasión y aumentando su impacto diferencial frente a la competencia.
- Gracias a su proyección interior, se convierte en una herramienta para reconocer talentos especiales en el seno de la empresa que puedan ser aprovechados adecuadamente.
- Establecer objetivos comunicativos de corto y largo recorrido que permitan, por un lado, adaptarse a los escenarios cambiantes y, por otro lado, afianzar el mensaje empresarial.
¿Cómo hacer un plan de comunicación? Paso a paso
Una vez conocemos la importancia concreta de disponer de un plan de comunicación eficaz, es el momento de descubrir cómo se elabora y qué elementos no pueden faltar en él.
- El primer paso siempre consiste en examinar pormenorizadamente la situación en la que se encuentra la empresa. Para ello, el instrumento más efectivo es el análisis DAFO, que expone cuáles son las debilidades y amenazas más acuciantes a las que se enfrenta, así como las fortalezas para combatirlas y las oportunidades de mejora a su alcance. Sin la información que proporciona un análisis DAFO fidedigno es imposible concretar ninguna estrategia, ya que se estaría partiendo de presupuestos erróneos.
- Tras estudiar los datos pertinentes, el siguiente paso es definir los objetivos. Es imprescindible mantener en este punto una actitud realista, teniendo siempre presente con qué recursos cuenta la empresa para evitar en excesos de confianza potencialmente muy costosos. También es importante diferenciar entre los objetivos de carácter cuantitativo y los de carácter cualitativo, ya que cada uno requerirá su propia estrategia.
- ¿A qué público queremos dirigirnos? La respuesta a esta pregunta orientará todo el plan de comunicación, de manera que es necesario conocer a la perfección las características específicas del target objetivo para determinar qué canales, qué tipo de contenido y qué estilo son los que apelan más eficazmente a sus sesgos.
- A continuación, se debe determinar el mensaje que se quiere lanzar. Debe ser directo y claro, redactado en un lenguaje sencillo pero cuidado, que sea capaz de reflejar la personalidad de la empresa y que anime a su destinatario a buscar más información al respecto.
- Un plan de comunicación debe ser contemplado como un eje cronológico que se proyecta hacia el futuro, donde se establece en qué orden se suceden las distintas fases y qué recursos se van a invertir en la consecución de cada uno de sus objetivos. Atenerse a una disciplina estricta es esencial para aprovechar al máximo nuestro tiempo y nuestro dinero.
- Por último, hay que evaluar los resultados de nuestro plan de comunicación para comprobar hasta qué punto se están cumpliendo los objetivos previamente definidos para, en el caso de no ser así, poder reorientar las acciones y mejorar resultados.
