Aparecer destacado en los medios de comunicación para presentar un producto, un servicio o una empresa no es tarea fácil y constituye la meta de cualquier departamento de comunicación. Sea como fuere, son muchas las formas de lograrlo, comenzando por el envío de notas de prensa, comunicados y noticias para publicar y difundir en todos los medios, desde la radio a las redes sociales.
Además, también resulta muy prometedor organizar eventos. Unos eventos que se denominan Press Day y que despiertan el interés de la prensa, ya que podrán estar cerca de nuestros productos y nuestra marca para, así, conocerla de primera mano. ¡Descubre con nosotros qué es un Press Day y cómo organizarlo!
¿Qué es un Press Day?
Un Press Day es un evento cuyo objetivo es presentar un producto o una marca en exclusiva para la prensa. En estas actividades es básico convocar a toda la prensa que realmente resulte relevante para nuestro nicho de mercado; es decir. En la actualidad, dentro del ámbito de la prensa también se incluye a los blogueros, aunque se pueden organizar diferentes eventos diferenciando el tipo de prensa convocada.
Este tipo de celebraciones pueden ir acompañadas de un desayuno, un brunch, un cocktail, un almuerzo o una cena; y, en los eventos más especiales, organizar una jornada completa para la prensa y los medios de comunicación. Así, la duración y actos que compondrán el evento irán en función de la magnitud del evento.
Además de atraer a la prensa con este agasajo gastronómico, también debemos incluir todo el material corporativo necesario para la redacción o la grabación de la nota de prensa o la noticia.
Como detalle, se puede adjuntar un regalo promocional relacionado con nuestra marca y con el que le mostraremos a nuestros invitados el agradecimiento que sentimos por su presencia y su atención a nuestro evento.
¿Cómo organizar un Press Day?
Un Press Day se ha de organizar de la misma forma que cualquier otro evento de tipo corporativo, siendo especialmente importante la comunicación previa y la citación e invitación, tanto a medios como a personalidades destacadas de nuestro sector. Una planificación con bastante tiempo permitirá que las agencias de comunicación y los periodistas puedan asistir al evento.
Además, la invitación ha de ser lo más atractiva y llamativa posible para asegurarnos la atención de los medios y que nos consideren un evento prémium, una cita de obligada presencia.
Todos los detalles son decisivos y requieren que nos impliquemos al máximo para conseguir llamar la atención de la prensa y todos los invitados. Una vez que nos hayamos asegurado de que el número de asistentes es el que necesitamos, será el momento de ponernos en marcha para diseñar un programa muy completo y realmente atractivo.
Entre las pautas a seguir destacamos:
- Es básico diseñar una invitación muy atractiva, además de enviarla de forma original. Aunque hoy en día todo el mundo tiende a enviar las invitaciones vía mail, hay que tener presente que las empresas, la prensa y muchas personas reciben cientos de mails a diario, siendo importante destacarnos y llamar la atención. Un envío por correo postal y lo mismo por correo electrónico nos asegura que el mensaje llegue al destinatario.
- También es importante elegir bien el día y hora de la celebración. Consulta la agenda de celebraciones y eventos de la ciudad en la que va a tener lugar el nuestro. No coincidir con grandes citas y festividades es clave para que la prensa acuda al evento y no nos dejen en un segundo plano o no acudan.
- Además, nos interesa que el local en el que celebremos el evento sea accesible y se pueda aparcar fácilmente para que la prensa y el resto de los invitados se sientan cómodos al llegar y al irse. Además, un espacio diáfano por el que poder deambular para poder hacer fotografías, grabar entrevistas, hacer presentaciones, etcétera.
- Aunque un pressday podemos celebrarlo en nuestros propios locales y organizar una jornada de puertas abiertas en las que una renovación de las instalaciones, la presentación de un nuevo producto o de una nueva plantilla pueden resultar todo un acierto.
Actividades para incluir en tu Pres Day
Y, por último, pero no menos importante, hemos de planificar todo tipo de actividades divertidas y originales para hacer que nuestro eventon resulte atractivo:
- Actividades team building para fomentar el trabajo en grupo y la presentación e integración de todos los participantes en el evento. Como, por ejemplo, actividades gastronómicas, eventos temáticos, actividades culturales, actividades de aventura, etc.
- Actividades de animación de eventos como road shows, presentaciones de productos, etc.
- De tener ambientación o público infantil o juvenil podemos introducir actividades infantiles y juveniles como castillos hinchables para niños y adultos, atracciones para todas las edades, espectáculos, juegos y gymkhanas, talleres y cursos, películas, juegos de realidad virtual, escape rooms, etcétera.
- Catering
Cómo organizar un Press Day virtual: consejos para triunfar
El coronavirus también ha supuesto un reto a la imaginación y ha llevado a muchas empresas a organizar Press Day virtuales que permitiesen presentar productos y colecciones, ofrecer a los medios todo el material de prensa habitual y mantener el contacto con todos los influencers y profesionales de la prensa.
Entre los consejos para poder seguir manteniendo vivos esos eventos se recomienda recurrir a:
- Videollamadas colectivas, retransmisiones en directo y subir contenidos a la cuenta de Instagram recurriendo para ello a personajes mediáticos y populares como presentadores.
- Remarcar la exclusividad de los contenidos. Así, además de los seguidores de la marca, solo tendrán acceso los profesionales del sector, la prensa especializada, influencers y colaboradores.
- Presentar el producto o servicio en todos los formatos digitales posibles: Feed, Story e IG TV.
Para organizar un Press Day tienes que facilitar el trabajo de los periodistas y conseguir que se pasen por el evento. Despierta interés y propón un evento interesante y llamativo para que, así, la asistencia sea masiva. El objetivo de estos eventos es llegar al mayor número de medios posible, por eso, diseña un día lleno de actividades interesantes para que no falte nadie del sector.
